Klokkenluidersregeling

  1. Definities
  2. Reikwijdte
  3. Procedure
  4. Vertrouwelijkheid
  5. Inwerkingstelling

Ingevolge artikel 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie te beschikken over een klokkenluidersregeling.

Art. 32 VAO

  1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
  2. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • Het kantoor: FiniVista Accountants en Adviseurs.
  • De werknemer: degene die al dan niet in dienst is van het kantoor
  • Directie: degene die leiding geeft aan de werknemers
  • Diederik Hoekstra: de door de directie aangestelde persoon om functionaris voor het kantoor te functioneren.

Onder een interne klacht wordt verstaan een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van (een dreiging van) een misstand met betrekking tot de kwaliteitsbeheersing van onze organisatie, wettelijke regels, gedragsregels en/of werkinstructies, niet zijnde een incident zoals hierna gedefinieerd.

Onder een incident wordt verstaan een strafbaar feit en/of wetsovertreding welke een ernstige bedreiging vormt voor de integere uitoefening door FiniVista Accountants en Adviseurs van de opdrachten en welke het vertrouwen kan schaden in FiniVista Accountants en Adviseurs of in het accountantsberoep als geheel.

Naar boven

2. Reikwijdte

Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor, onder meer in verband met:

  1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
  2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
  3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
  4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
  5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
  6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan Diederik Hoekstra in aanmerking komen.
Naar boven

3. Procedure

  1. Een werknemer of derde meldt een vermoeden van een onregelmatigheid bij de directie of indien hij melding aan de directie niet wenselijk acht danwel indien dit niet van toepassing is bij de Diederik Hoekstra per email. Melding kan enkel elektronisch geschieden naar het e-mail adres van Diederik Hoekstra op dhoekstra@finivista.nl
  2. Diederik Hoekstra legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, elektronisch vast in een aparte map die niet toegankelijk is voor anderen. Indien de melding is gedaan bij de directie brengt de directie de Diederik Hoekstra onverwijld op de hoogte van de melding.
  3. Diederik Hoekstra stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld binnen 1 week. Tevens informeert Diederik Hoekstra de melder binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen.
  4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door Diederik Hoekstra ingesteld.
  5. De werknemer of derde die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van Diederik Hoekstra wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is.
  6. Afwikkeling van de klacht
Naar boven

4. Vertrouwelijkheid

De directie garandeert dat medewerkers die meldingen aan Diederik Hoekstra doorgegeven op grond van deze regeling op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.

Naar boven

5. Inwerkingstelling

Deze regeling treedt in werking op 1 september 2009

Naar boven